Главная › Новости

Первичный учет документов

Опубликовано: 23.08.2018

Выписываем первичные документы   

Первичный учет документов изменился с 1 января 2013 года (закон № 402-ФЗ от 06.12.2011). Новшества касаются также и предпринимателей. Рассмотрим основные изменения в части форм первичных документов.

Формы первичных учетных документов

Новшества:

первичным документом теперь оформляется факт хозяйственной жизни предпринимателя (ранее каждая хозяйственная операция), т.е. некое событие, оказывающее влияние на финансовое положение предпринимателя и / или движение денежных средств;

Что такое первичные бухгалтерские документы

формы документов утверждаются руководителем экономического субъекта (в том числе предпринимателем);

законом № 402-ФЗ утвержден перечень обязательных реквизитов, которые должны быть в каждом первичном документе;

формы документов, имеющиеся в альбомах унифицированных форм первичной документации, не являются более обязательными к применению, т.е. предприниматель может разработать собственные формы, содержащие обязательные реквизиты и добавить нужные;

некоторые формы тем не менее обязательны к применению - разработанные другими уполномоченными органами, в связи с иными федеральными законами (№ ПЗ-10/2012);

предприниматель должен определить состав первичных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной жизни предпринимателя, и перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов;

в первичном документе допускается исправление, содержащее дату исправления, подписи должностных лиц, с указанием их фамилий и инициалов, если другими законами или нормативными актами не запрещено вносить исправления в конкретный вид документов, например кассовых или банковских;

первичный документ может быть оформлен как в бумажном так и только в электронном виде (ранее в бумажном виде обязательно) и по требованию контрагента (партнера) может быть предоставлен бумажный вариант документа (если такой пункт есть в договоре с партнером);

если же оригиналы первичных документов изымаются компетентыми органами, то копии документов, остающиеся у предпринимателя, признаются действующими.

Обязательные реквизиты первичного учетного документа

наименование документа; дата составления документа; наименование экономического субъекта, составившего документ; содержание факта хозяйственной жизни; величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения; наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события; подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 настоящей части, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Реквизиты остались практически теми же, но ранее можно было указывать одно из единиц измерений - либо натуральное, либо денежное.

Теперь в обязательном порядке нужно указывать ещё и инициалы (кроме фамилий) должностных лиц.

Также необходимо указывать лицо, ответственного за правильность оформления документа.

Хотя в законе 402-ФЗ не сказано об указании иных реквизитов экономического субъекта в первичном документе, вроде ИНН, ОГРН, адреса и банковских данных, то на наш взгяд, их стоит привести для более полной идентификации экономического субъекта (предпринимателя).

Риски самостоятельно разработанных форм документов

Некоторые формы первичных документов продолжают действовать и после 01.01.2013, по информации Минфина ПЗ-10/2012, "установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов".

Таких форм документов довольно много, например те же упомянутые кассовые документы, некоторые документы по учету труда и его оплаты, командировочное удостоверение и так далее.

Кроме того, в любой момент некий уполномоченный орган может решить, что надо обязательно применять такую вот унифицированную форму.

К тому же у Ваших партеров по бизнесу могут возникнуть некоторые сложности, если Вы примените неунифицированные нестандартные формы.

Наверное оправданы разработка и использование собственных форм документов только для внутренних целей организации.